« Ils ont commencé à réaliser que les exceptions pouvaient littéralement les arrêter. Nous avons donc fait de la DSCSA une priorité. »
- Brian Cooper, vice-président des opérations, TopRx
Depuis plus de 30 ans, TopRx est l'un des principaux distributeurs dans le domaine des médicaments génériques, avec des opérations basées à Memphis, dans le Tennessee, et à Bethlehem, en Pennsylvanie. Elle propose des produits pharmaceutiques de marque préférée, des produits en vente libre, des EPI et des produits antidiabétiques, ainsi que des produits médicaux et des flacons destinés à la distribution des pharmacies. Son personnel est fier de fournir les meilleurs délais de service aux États-Unis, 90 % des commandes étant livrées le lendemain. TopRx s'engage à faire gagner du temps et de l'argent aux patients et à établir de solides relations de partenariat afin de garantir des résultats de qualité supérieure à ses clients.
Le 27 novembre 2023 marquera l'achèvement d'une décennie de transformation de la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique américaine. Tous les partenaires commerciaux devront respecter les nouvelles exigences en matière de données destinées à rendre les médicaments sur ordonnance entièrement traçables et à empêcher que des produits illégitimes ou suspects ne parviennent aux patients. Cette date marque également le début d'une « période de stabilisation » au cours de laquelle les entreprises pharmaceutiques doivent perfectionner leurs systèmes et processus DSCSA, en collaboration avec leurs partenaires commerciaux.
« Si vous pouvez dire que vous êtes prêt à utiliser les données DSCSA, les clients voudront faire affaire avec vous plutôt que vos concurrents qui ne le sont pas. »
En 2022, TopRx avait pris conscience qu'un double problème important lié à son fournisseur de solutions DSCSA existant avait un impact sur ses activités et ses progrès en matière de conformité. Ce fournisseur fournissait souvent des données de transaction 3T incomplètes, ce qui provoquait à plusieurs reprises des exceptions fastidieuses, à savoir des erreurs de données qui se produisent lorsque les données de transaction et le produit livré ne correspondent pas. De plus, elle n'a pas répondu aux demandes de TopRx visant à corriger ces exceptions.
Le problème a fréquemment affecté sa capacité à recevoir des produits, car, en vertu de la DSCSA, les exceptions non résolues entraînent la mise en quarantaine du produit au lieu d'être accepté en stock et vendu. « Nous avons placé des articles en quarantaine pendant deux semaines au maximum », explique Brian Cooper, vice-président des opérations.
En plus d'une situation déjà inacceptable, Cooper était conscient que, conformément aux dispositions de sécurité renforcée de la DSCSA qui entreront en vigueur en 2023, le délai pour résoudre le problème des produits mis en quarantaine serait limité à trois jours. Sans amélioration, elle serait confrontée à des cas répétés de perte de produits qui devraient être retournés et commandés à nouveau, ce qui serait coûteux. « Tout le monde essaie d'améliorer la conformité et les systèmes de test de pression. Ils ont commencé à se rendre compte que les exceptions pouvaient littéralement les arrêter s'ils n'avaient rien sur quoi se rabattre. Nous avons donc fait de la DSCSA une priorité pour TopRx. »
TopRx recherchait un fournisseur de solutions doté de fonctionnalités robustes en matière de gestion des exceptions, un fournisseur dont le système était capable de suivre, d'automatiser et de simplifier l'ensemble complexe d'exigences que constitue la DSCSA. Une autre priorité était l'intégration fluide avec leur logiciel existant, afin de garantir des progrès rapides et un accès facile dès le départ.
Leurs recherches ont mené à LSPedia, qui avait développé non seulement la solution DSCSA la plus complète, mais aussi le système de gestion des exceptions le plus avancé disponible. Son module OneScan Investigator envoie automatiquement des e-mails d'alerte lorsqu'il détecte une erreur, puis guide le processus de résolution pour corriger et soumettre à nouveau des données EPCIS propres. De plus, grâce à une conception basée sur le cloud, les solutions LSPedia peuvent s'intégrer à n'importe quel système.
LSpedia a commencé à travailler avec OneScan, y compris sa technologie de gestion des exceptions Investigator, en février 2023, et la mise en œuvre complète est prévue pour février 2024. Cooper cite la réactivité de LSpedia comme un avantage immédiat : « L'équipe de LSpedia travaille très bien avec mon équipe. Ce n'est pas toujours facile lorsque vous travaillez avec plusieurs niveaux de partenaires et de fournisseurs. Chaque fois que nous avons des questions, ils sont réactifs et compétents. » Dans le cadre du processus de service client, LSpedia et TopRx organisent des réunions hebdomadaires pour résoudre les problèmes ou les obstacles, inversant ainsi le problème de TopRx par rapport à son fournisseur précédent.
Cooper a indiqué que la suite OneScan de LSpedia avait supprimé les inefficacités à tous les niveaux et a félicité son module Investigator pour sa réduction drastique du nombre d'exceptions et les temps de quarantaine minimaux qu'ils nécessitent désormais. Le produit est désormais rapidement accepté dans l'inventaire sans temps d'attente, ce qui améliore les résultats commerciaux et maximise le temps que les employés de la chaîne d'approvisionnement peuvent consacrer à leurs tâches principales.
Pour TopRx, OneScan a éliminé le stress lié à la transformation complexe de la chaîne d'approvisionnement posée par la DSCSA, avec l'assurance totale que toutes les dispositions présentes et futures, du suivi des partenaires commerciaux autorisés aux procédures opérationnelles standard prêtes à l'emploi pour son propre personnel, sont prises en compte sans effort supplémentaire.
« L'équipe LSPedia travaille très bien avec la mienne. Chaque fois que nous avons des questions, ils sont réactifs et compétents. »
Cooper a noté que le statut de conformité à 100 % de TopRx lui a permis d'être proactive et confiante dans l'établissement de connexions de données DSCSA, ce qui profite aux relations commerciales et avec les partenaires commerciaux. « Nous nous adressons à des clients et à des fournisseurs des deux côtés de notre chaîne de valeur, pour essayer de les amener à fournir les données », a-t-il déclaré.
« C'est très fastidieux d'attendre la dernière minute. C'est l'une des raisons pour lesquelles nous voulions agir rapidement. Si vous pouvez dire que vous êtes prêt à utiliser les données DSCSA, les clients voudront faire affaire avec vous plutôt que vos concurrents qui ne le sont pas. »
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