«Empezaron a darse cuenta de que las excepciones podían literalmente paralizarlos. Por eso, hicimos de la DSCSA una prioridad».
- Brian Cooper, vicepresidente de operaciones de TopRx
Durante más de 30 años, TopRx ha sido un distribuidor líder en el sector de los genéricos, con operaciones en Memphis (Tennessee) y Bethlehem (Pensilvania). Ofrece productos farmacéuticos de marcas preferidas, productos de venta libre, equipos de protección personal y productos antidiabéticos, así como productos médicos y frascos para el despacho de las farmacias. Su personal se enorgullece de ofrecer los mejores tiempos de servicio en los EE. UU., y el 90% de los pedidos se entregan al día siguiente. TopRx se dedica a ahorrar tiempo y dinero a los pacientes y a establecer relaciones de asociación sólidas para garantizar resultados de alta calidad para los clientes.
El 27 de noviembre de 2023 marcará la finalización de una década de transformación de la cadena de suministro farmacéutico de EE. UU. Todos los socios comerciales deberán cumplir con los nuevos requisitos de datos diseñados para hacer que los medicamentos con receta sean totalmente rastreables y evitar que los productos ilegítimos o sospechosos lleguen a los pacientes. Esa fecha también marca el inicio de un «período de estabilización» en el que las empresas farmacéuticas deberán perfeccionar sus sistemas y procesos de la DSCSA, en colaboración con sus socios comerciales.
«Si puede decir que está preparado para usar los datos de la DSCSA, los clientes querrán tratar con usted en lugar de con competidores que no lo están».
Para 2022, TopRx se dio cuenta de que un importante problema doble con su proveedor actual de soluciones DSCSA estaba afectando su progreso empresarial y de cumplimiento. Con frecuencia, este proveedor proporcionaba datos incompletos sobre las transacciones de 3T, lo que provocaba reiteradamente excepciones que consumían mucho tiempo: los errores de datos que se producen cuando los datos de la transacción y el producto entregado no coinciden. Además, no respondió a las solicitudes de TopRx para corregir estas excepciones.
El problema afectaba con frecuencia a su capacidad de recibir productos, ya que, según la DSCSA, las excepciones no resueltas provocan que el producto se ponga en cuarentena en lugar de ser aceptado en el inventario y vendido. «Tuvimos artículos en cuarentena durante un máximo de dos semanas», dijo Brian Cooper, vicepresidente de operaciones.
Además de una situación ya inaceptable, Cooper sabía que, según las disposiciones de seguridad mejorada de la DSCSA que entrarían en vigor en 2023, el plazo para resolver el producto en cuarentena se limitaría a tres días. De no mejorarse, se enfrentaría a reiterados casos de pérdida de productos que habría que devolver y volver a pedir, lo que supondría una molestia costosa. «Todo el mundo está intentando disponer de sistemas que cumplan mejor las normas y realicen pruebas de presión. Empezaron a darse cuenta de que las excepciones podían literalmente paralizarlos si no tenían a qué recurrir. Por eso, hicimos de la DSCSA una prioridad para TopRx».
TopRx buscaba un proveedor de soluciones con capacidades sólidas en la administración de excepciones, un proveedor cuyo sistema fuera capaz de rastrear, automatizar y simplificar la compleja red de requisitos que comprende la DSCSA. Otra prioridad era la integración fluida con su software existente, a fin de garantizar un progreso rápido y un acceso sencillo desde el principio.
Su búsqueda llevó a LSpedia, que había desarrollado no solo la solución DSCSA más completa, sino también el sistema de gestión de excepciones más avanzado disponible. Su módulo OneScan Investigator envía automáticamente correos electrónicos de alerta cuando detecta un error y, a continuación, guía el proceso de resolución para corregir y volver a enviar datos de EPCIS limpios. Además, con un diseño basado en la nube, las soluciones de LSpedia pueden integrarse con cualquier sistema.
LSpedia comenzó a trabajar con OneScan, incluida su tecnología de gestión de excepciones Investigator, en febrero de 2023, y la implementación completa está prevista para febrero de 2024. Cooper cita la capacidad de respuesta de LSpedia como un beneficio inmediato: «El equipo de LSpedia trabaja muy bien con mi equipo. No siempre es fácil cuando se trabaja en varios niveles de socios y proveedores. Siempre que tenemos preguntas, nos responden y están bien informadas». Como parte del proceso de atención al cliente, LSpedia y TopRx celebran reuniones semanales para abordar cualquier problema u obstáculo, lo que revierte el punto débil de TopRx con su proveedor anterior.
Cooper informó que la suite OneScan de LSpedia eliminaba las ineficiencias en todos los ámbitos y elogió su módulo Investigator por reducir drásticamente la cantidad de excepciones que se producen y los tiempos mínimos de cuarentena que ahora requieren. Ahora los productos se incorporan rápidamente al inventario sin tiempos de espera, lo que mejora los resultados empresariales y maximiza la cantidad de tiempo que los empleados de la cadena de suministro pueden dedicar a las tareas principales de su trabajo.
Para TopRx, OneScan ha eliminado el estrés que supone la compleja transformación de la cadena de suministro que supone DSCSA, con la total garantía de que todas las disposiciones presentes y futuras, desde el seguimiento de los socios comerciales autorizados hasta los procedimientos operativos estándar listos para su propio personal, se contabilizan sin esfuerzo adicional.
«El equipo de LSpedia trabaja muy bien con mi equipo. Siempre que tenemos preguntas, son receptivas y están bien informadas».
Cooper señaló que el estado de cumplimiento del 100% de TopRx les ha permitido ser proactivos y confiar en la creación de conexiones de datos DSCSA, lo que beneficia las relaciones comerciales y con los socios comerciales. «Nos estamos comunicando con clientes y proveedores de ambos lados de nuestro flujo de valor, intentando que nos proporcionen los datos», afirmó.
«Es muy engorroso esperar hasta el último minuto, y esa era una de las razones por las que queríamos actuar con rapidez. Si puede decir que está preparado para usar los datos de la DSCSA, los clientes querrán tratar con usted en lugar de con competidores que no lo están».
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