Bien que la loi sur la sécurité de la chaîne d'approvisionnement des médicaments n'entre pas en vigueur avant six mois, de nombreuses entreprises de la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique ne sont toujours pas préparées aux exceptions, aux erreurs qui se produisent lorsque des données de transaction sont manquantes ou ne correspondent pas à une expédition telle que livrée.
Actuellement, la gestion des exceptions peut ne représenter qu'une dépense annuelle négligeable, voire ne pas être explicitement reconnue comme un centre de coûts ; elle peut être reconnue comme un sous-ensemble des tâches d'expédition et de réception. Cependant, lorsque les entreprises de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique adoptent l'EPCIS et doivent par la suite faire face à des exceptions complexes, elles peuvent entraîner des dépenses en cascade. La question de savoir si vous risquez de subir des difficultés financières en raison des exceptions à la DSCSA dépend de ce que vous savez à leur sujet, de ce que vous avez fait pour les planifier et de la question de savoir si vous adaptez vos opérations lorsqu'elles se produisent.
La date limite d'application finale de la DSCSA étant fixée à novembre 2023, vous devez intégrer la gestion des exceptions à la boîte à outils de votre entreprise, et le plus tôt sera le mieux. Six mois, c'est peu de temps pour se préparer à la menace que représentent les exceptions.
Lorsque vous et vos partenaires rejoindrez EPCIS, vous saurez immédiatement quand les exceptions commenceront à avoir un impact sur vos opérations et à vous coûter de l'argent à résoudre (et ils le feront). Cela peut entraîner la perte de votre produit : si vous devez retourner ou même détruire des marchandises parce que vous et votre partenaire commercial ne parvenez pas à résoudre une exception, cela signifie simplement que les patients ne sont pas en mesure de les récupérer et vous perdez de l'argent.
Les perturbations de la continuité de la chaîne d'approvisionnement obligent à prendre des décisions difficiles. Si le produit n'est pas disponible tel que commandé en temps opportun, la prochaine étape peut être de commander un médicament générique ou de trouver une autre marque, ce qui peut compliquer considérablement le traitement d'une simple commande (et potentiellement effrayer le patient, aggravant le stress du côté de la pharmacie). Et si vous perdez les stocks dont vous avez besoin, vous pourriez passer à des discussions sur l'augmentation de la production pour compenser.
De plus, les pharmacies ne toléreront pas que des produits inutilisables soient mis en attente pendant que leur statut est réglé. Les places sont limitées et coûteuses.
Le coût et les bouleversements de ces situations se feront fortement sentir. Vous évoluez dans un environnement où l'échec n'est pas une option, donc une fois que ces cas se produiront, vous aurez probablement recours au téléphone; peu de temps après, LSPedia aidera votre équipe à régler le problème et à maîtriser vos coûts.
Encore une fois, vous ne remarquerez peut-être pas immédiatement tous les coûts que vous avez encourus, ou prenez conscience des dommages que les exceptions DSCSA peuvent causer à vos résultats financiers. Considérez-le comme un exemple du « syndrome de la grenouille bouillante », la notion bien qu'apparemment apocryphe, qu'une grenouille ne réagira pas à l'eau qui l'entoure qui se réchauffe tant qu'il ne fait pas déjà trop chaud pour s'échapper.
Disons vos expériences professionnelles quelques les perturbations sont liées à des exceptions, mais pas à des perturbations spectaculaires : situations récurrentes ou occasionnelles dans lesquelles un membre du personnel doit consacrer du temps à corriger des erreurs de données sur les transactions entrantes.
Ils vérifient les données, parcourent les fichiers EPCIS, envoient des e-mails ou appellent vos fournisseurs, etc., jusqu'à ce que le problème soit résolu. Les opérations quotidiennes de la chaîne d'approvisionnement peuvent être plus difficiles, mais elles ne sont pas interrompues. Cependant, ils ne peuvent progresser « normalement » que parce que quelqu'un a assumé ce fardeau supplémentaire.
L'impact en cascade sera d'abord ressenti par les collègues de cette personne, bien entendu, ou par l'ensemble de l'équipe si la responsabilité est partagée. En fonction de la flexibilité et de la réactivité d'un tel groupe, et encore une fois, en supposant que les erreurs ne soient pas suffisamment graves pour stopper l'activité, il peut même réussir. C'est toujours gênant et épuisant, mais chaque problème est immédiat et n'attend pas de solution au niveau structurel. Avec le temps, votre équipe commence à former les nouveaux venus à reproduire un ensemble d'opérations longues et fastidieuses pour résoudre ces problèmes.
À ce stade, le problème a été normalisé et votre équipe consacre désormais une partie importante de son emploi du temps à surmonter les interruptions, au lieu de faire ce pour quoi vous l'avez engagée. Les coûts « minimes » sont liés à l'efficacité opérationnelle ou même à des ETP supplémentaires simplement pour poursuivre le rythme d'activité que vous aviez auparavant.
Il faudra peut-être attendre quelques mois avant que quelqu'un n'associe les exceptions aux raisons pour lesquelles les performances ont souffert. Vos objectifs pour le trimestre ou l'année ne sont pas ceux que vous souhaiteriez ; il peut y avoir plus de plaintes de clients ou moins de revenus ; les relations avec les partenaires clés peuvent être plus difficiles à entretenir, voire devenir antagoniques. Tous ces facteurs nuisent à vos résultats financiers.
La gestion des exceptions comporte deux éléments qui permettent de contrôler les coûts des exceptions : les outils et la formation. Le premier peut aider à résoudre ou même à automatiser le processus pour votre entreprise et vos partenaires ; le second vous donne plus de contrôle et de flexibilité, en complétant les solutions ponctuelles par des processus communément compris et des SOP discrètes.
Essentiellement, la gestion des exceptions sera un facteur majeur pour garantir la stabilité des opérations commerciales dans le cadre de la DSCSA. Il contrôle les coûts en prévenant les problèmes qui entraînent la perte de produits, en vous évitant de payer davantage en frais de personnel/ETP lorsque vous gérez les erreurs de manière inefficace, et en préservant vos relations avec vos partenaires.
Systèmes de haute qualité pour la gestion des exceptions, dirigés par LSPedia OneScan et Investigateur solutions, sont déjà conçues pour automatiser la gestion des exceptions et la conformité, en s'adaptant à l'évolution de la réglementation pour vous.
Si votre organisation risque de voir les coûts de la DSCSA monter en flèche, cela ne représente peut-être pas toute l'ampleur de vos problèmes. S'il y a de la place pour des exceptions persistantes dans les opérations de votre chaîne d'approvisionnement, il y a de la place pour des exceptions exceptionnelles, ce qui peut compliquer les audits ou même inciter à un examen réglementaire.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les exigences de votre organisation, essayez de vous inscrire à Classe DSCSA pour obtenir des conseils d'experts adaptés à votre entreprise.
Vous pouvez également prévoyez du temps pour discuter directement avec les experts de LSPedia ou écrivez à DSCSA@lspedia.com pour avoir un aperçu de votre situation et de ce que vous devez faire ensuite.
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