Si bien la Ley de Seguridad de la Cadena de Suministro de Medicamentos no entrará en vigor hasta dentro de seis meses, muchas empresas de la cadena de suministro farmacéutico aún no están preparadas para las excepciones, los errores que se producen cuando faltan los datos de la transacción o no coinciden con el envío entregado.
En la actualidad, es posible que la administración de excepciones solo sea un gasto anual insignificante o que ni siquiera se reconozca explícitamente como un centro de costos; puede reconocerse como un subconjunto de las tareas de envío y recepción. Sin embargo, la adopción del EPCIS por parte de las empresas de la cadena de suministro de productos farmacéuticos y, por consiguiente, la necesidad de hacer frente a complejas excepciones, puede aumentar los gastos. El hecho de que corra el riesgo de sufrir problemas financieros debido a las excepciones de la DSCSA depende de lo que sepa sobre ellas, de lo que haya hecho para planificarlas y de si adapta sus operaciones cuando se producen.
Dado que la fecha límite final de cumplimiento de la DSCSA es noviembre de 2023, necesita la gestión de excepciones en el conjunto de herramientas de su empresa, y cuanto antes mejor. Seis meses no es mucho tiempo para prepararse para la amenaza que representan las excepciones.
A medida que usted y sus socios se unan a EPCIS, sabrán de inmediato cuándo las excepciones comienzan a afectar a sus operaciones y su resolución le cuesta dinero (y lo harán). Esto podría significar la pérdida de tu producto: si necesitas devolver o incluso destruir un producto porque tú y tu socio comercial no pueden resolver una excepción, simplemente no están llegando a manos de los pacientes y estás perdiendo dinero.
Las interrupciones en la continuidad de la cadena de suministro obligan a tomar decisiones difíciles. Si el producto no está disponible según lo solicitado en el momento oportuno, el siguiente paso puede ser pedir un genérico o buscar otra marca, lo que puede dificultar mucho la tramitación de un pedido sencillo (y puede asustar al paciente y aumentar el estrés de la farmacia). Y si pierdes el inventario que necesitas, podrías pasar a hablar sobre el aumento de la producción para compensarlo.
Además, las farmacias no tolerarán que los productos inutilizables permanezcan mientras se resuelve su estado. El espacio es limitado y caro.
El costo y los trastornos de estas situaciones se dejarán sentir considerablemente. Trabaja en un entorno en el que fallar no es una opción, por lo que, una vez que se produzcan estos casos, es probable que recurra a llamar por teléfono; poco después, LSpedia ayudará a su equipo a resolverlo y a controlar sus costos.
Por otra parte, es posible que no se dé cuenta de inmediato todo los costos en los que ha incurrido o se da cuenta del daño que las excepciones de la DSCSA están causando a sus ganancias. Piense en ello como un ejemplo del «síndrome de la rana hirviente», la noción aunque aparentemente apócrifo, que una rana no responderá al calentamiento del agua que la rodea hasta que ya esté demasiado caliente para escapar.
Digamos que sus experiencias empresariales algunos interrupciones relacionadas con excepciones, pero no con situaciones llamativas: situaciones recurrentes u ocasionales en las que un miembro del personal tiene que dedicar tiempo a resolver los errores de datos en las transacciones entrantes.
Comprueban los datos, revisan los archivos de EPCIS, envían correos electrónicos o llaman a sus proveedores, etc., hasta que se resuelva el problema. Las operaciones diarias de la cadena de suministro pueden resultar más difíciles, pero no se están paralizando. Sin embargo, solo pueden progresar «normalmente» porque alguien ha asumido esta carga adicional.
El impacto en cascada lo sentirán primero los colegas de esa persona, por supuesto, o todo un equipo si se comparte la responsabilidad. Dependiendo de la flexibilidad y la capacidad de respuesta de ese grupo, y una vez más, suponiendo que los errores no sean lo suficientemente graves como para detener la actividad empresarial, es posible que incluso se den cuenta. Sigue siendo un inconveniente y agotador, pero cada problema es inmediato y no esperará a que se encuentren soluciones a nivel estructural. Con el tiempo, su equipo comienza a capacitar a los recién llegados para que reproduzcan una serie de operaciones largas y lentas para resolver estos problemas.
En este punto, el problema se ha normalizado y tu equipo ahora dedica una parte importante de sus horarios a resolver las interrupciones, en lugar de a hacer lo que los contrataste para hacer. Los costos «silenciosos» están relacionados con la eficiencia operativa o incluso con tiempos fijos adicionales simplemente para continuar al ritmo de negocio que tenía antes.
Es posible que pasen algunos meses antes de que alguien vincule las excepciones con los motivos por los que el rendimiento se ha visto afectado. Sus objetivos para el trimestre o el año no son los esperados; es posible que haya más quejas de los clientes o menos ingresos; las relaciones con los socios clave pueden ser más difíciles de mantener o incluso volverse antagónicas. Todo esto perjudica sus resultados finales.
La administración de excepciones tiene dos componentes que pueden controlar los costos de las excepciones: herramientas y capacitación. El primero puede ayudar a resolver o incluso automatizar el proceso para su empresa y sus socios; el segundo le brinda más control y flexibilidad, ya que complementa las soluciones puntuales con procesos de uso común y procedimientos operativos discretos.
Básicamente, la gestión de excepciones será un factor importante para garantizar un funcionamiento empresarial estable en el marco de la DSCSA. Controla los costos previniendo los problemas que provocan la pérdida de productos, evitando que pagues más en gastos de personal y tiempo completo cuando se gestionan errores de manera ineficiente y preservando las relaciones con tus socios.
Sistemas de alta calidad para la gestión de excepciones, liderados por LSpedia Una sola vez y Investigador soluciones, ya están diseñadas para automatizar la gestión de excepciones y el cumplimiento, adaptándose automáticamente a los cambios normativos.
Si su organización corre el riesgo de dejar que los costos de la DSCSA se disparen, es posible que ese no sea el alcance total de sus problemas. Si hay margen para excepciones persistentes en las operaciones de la cadena de suministro, también hay margen para hacer excepciones ostentosas, lo que puede dificultar las auditorías o incluso provocar un control regulatorio.
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