Les exceptions, les erreurs qui peuvent survenir lors des transactions DSCSA, sont un problème de plus en plus courant alors que le secteur passe aux données EPCIS avant la date limite du 27 novembre 2023. Cela n'est pas dû au fait que l'EPCIS est une norme moins fiable ; au contraire, cela est dû à la combinaison de deux niveaux de sécurité importants : tout d'abord, l'EPCIS est une norme très détaillée qui enregistre l'historique complet des événements d'un article, et deuxièmement, la DSCSA exige une correspondance précise entre les données de transaction et l'envoi livré, empêchant ainsi les médicaments détournés, illégitimes ou dangereux d'entrer dans la chaîne d'approvisionnement.
Ces problèmes peuvent sembler courants plutôt que comme une considération commerciale importante, mais après le mois de novembre prochain, ils pourraient empêcher la circulation des produits, un facteur qui peut entraîner des coûts élevés et nécessiter beaucoup de temps et de main-d'œuvre pour être réparé.
Même si votre organisation fait déjà des progrès en matière de DSCSA, il est important de s'assurer que le plan inclut un manuel pour la gestion des exceptions. Idéalement, cela devrait inclure une solution robuste capable de minimiser le travail manuel (souvent méticuleux et difficile) d'investigation et de résolution des problèmes, ainsi que des procédures opérationnelles standard (SOP) pour traiter des scénarios d'exception avec vos partenaires commerciaux.
Bien que les exceptions soient souvent liées à des erreurs de données, elles peuvent parfois être causées par des différences avec le produit ou l'expédition. Certaines pratiques et éventualités d'expédition standard peuvent entraîner des exceptions DSCSA qui peuvent bloquer ou empêcher la réception du produit.
Par exemple, il est courant que les partenaires commerciaux qui expédient des produits pharmaceutiques exigent plusieurs livraisons pour traiter un seul bon de commande. Même si tout est correctement documenté dans les données EPCIS (les colis sont sérialisés, ont le bon identifiant de produit et sont correctement agrégés), les envois peuvent ne pas arriver en même temps. Le destinataire possède déjà le fichier EPCIS et sait qu'il doit s'attendre à payer le reste de l'achat, mais pour le moment, il a une commande EPCIS qui, techniquement, ne correspond pas au produit qu'il a en main.
En termes simples, il existe un décalage entre le produit tel qu'il a été livré et les données EPCIS de la commande. Le destinataire ne peut pas partir du principe que le reste arrivera ; cela va à l'encontre de l'objectif des exigences de la DSCSA, car cela créerait un faux historique de suivi qui ne ferait qu'aggraver la situation si, en fait, la livraison manquante était perdue ou déroutée. Le produit ne peut pas être reçu immédiatement, et pourtant, la finalisation de la commande est peut-être imminente. Il peut arriver le jour suivant ; il peut arriver après une semaine ou plus ; il peut ne pas arriver.
Avant la DSCSA, dans une telle situation, l'expéditeur pouvait déposer une réclamation pour les marchandises manquantes, demander un crédit pour les produits, puis émettre un nouveau bon de commande pour ceux-ci. Dans le cadre de la sérialisation DSCSA, le destinataire peut avoir besoin de décider d'attendre, de rechercher un autre fichier EPCIS ou de suivre une autre procédure. Le fabricant devrait également être informé, afin que tout produit perdu puisse être signalé s'il est retrouvé ailleurs. Pendant ce temps, l'envoi n'est pas reçu et le distributeur ne peut même pas fournir la portion en main au patient.
Les étiquettes endommagées présentent également de nouvelles difficultés. Habituellement, dans de telles situations, la boîte la plus extérieure peut être jetée et les articles à l'intérieur peuvent être inventoriés à l'aide des informations figurant sur chaque emballage individuel. Mais que se passe-t-il si les étiquettes de l'emballage sont également endommagées ? Ils peuvent même contenir des éléments lisibles par l'homme, mais si les données de transaction ne peuvent pas être enregistrées dans EPCIS, elles ne peuvent pas être acceptées. Les enregistrer dans un système d'inventaire mais pas dans EPCIS signifie qu'il y a des enregistrements concurrents à synchroniser en fin de ligne, ce qui peut poser problème si l'état des packages change à nouveau.
Les perturbations de la continuité de la chaîne d'approvisionnement d'une entreprise obligent les entreprises à prendre des décisions difficiles. Si un envoi doit être mis en quarantaine et ne peut pas être accepté immédiatement, ou si le produit n'est pas disponible tel que commandé dans les délais, la prochaine étape peut être de passer une nouvelle commande, de commander un médicament générique ou de trouver une autre marque, ce qui peut créer de grandes difficultés (et éventuellement obliger la pharmacie à consacrer plus de temps à travailler avec les patients). Et si une entreprise perd des stocks essentiels, elle peut poursuivre une augmentation de la production pour compenser.
De plus, la nécessité de mettre les produits en quarantaine pendant que les problèmes sont résolus pose un problème logistique supplémentaire aux pharmacies, car l'espace est limité et coûteux. La plupart des points de distribution sont conçus pour recevoir le produit à temps pour qu'il soit fourni au client, et ne disposent pas d'espace de stockage pour les produits qui ne peuvent pas être déplacés légalement dans la chaîne d'approvisionnement pendant que leur statut est décidé. Les coûts et les perturbations liés à ces situations seront durement ressentis par les entreprises qui ne planifient pas les exceptions de manière proactive.
Au-delà des exceptions, la réception des données DSCSA sera obligatoire simplement pour continuer à recevoir des produits pharmaceutiques après le 27 novembre 2023. Bref, il ne s'agit pas de savoir quand vous adoptez les données DSCSA, mais de la qualité de votre utilisation. En l'absence d'un système robuste, tout effort de réception quotidien pourrait nécessiter des heures, voire des jours supplémentaires, pour résoudre les erreurs de transaction, au lieu de quelques minutes. Résoudre les exceptions EPCIS manuellement est une perspective intimidante. Les partenaires commerciaux qui s'attendent à ce que le personnel trouve des erreurs en parcourant de longs documents codés, qui peuvent représenter des centaines de pages, devraient s'attendre à une augmentation des heures de travail du personnel (dont beaucoup sont consacrées à des tâches manuelles fastidieuses) et à une baisse de productivité.
Investigator de LSPedia est la principale solution de gestion des exceptions du secteur, automatisant de nombreux aspects du processus de réception EPCIS. La solution, qui fait partie de la suite OneScan, utilise des centaines de facteurs, notamment les exigences DSCSA, les normes GS1 et les règles métier configurables, pour alerter le personnel récepteur en cas de situations d'exception, signaler l'erreur et guider sa résolution, économisant ainsi un temps et des efforts précieux.
En plus de l'automatisation et des fonctionnalités faciles à utiliser, travailler avec LSpedia vous donne accès à certains des meilleurs experts du secteur en matière de gestion des exceptions, garantissant ainsi l'évolution de votre solution à mesure que de nouveaux types d'erreurs apparaissent, dans le cadre de l'adoption généralisée de l'EPCIS par le secteur cette année.
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