Las excepciones, los errores que pueden ocurrir con las transacciones de la DSCSA, son un problema cada vez más común a medida que la industria hace la transición a los datos del EPCIS antes de la fecha límite del 27 de noviembre de 2023. Esto no se debe a que el EPCIS sea un estándar menos confiable; por el contrario, se debe a la combinación de dos niveles importantes de seguridad: en primer lugar, el EPCIS es un estándar muy detallado que registra todo el historial de eventos de un artículo y, en segundo lugar, la DSCSA exige una coincidencia precisa entre los datos de la transacción y el envío entregado, lo que evita que los medicamentos desviados, ilegítimos o peligrosos entren en la cadena de suministro.
Pueden parecer molestias comunes más que una consideración empresarial importante, pero después del próximo mes de noviembre, tendrán el potencial de detener el movimiento de productos, un factor que puede generar altos costos y requerir una gran cantidad de tiempo y mano de obra para solucionarlo.
Incluso si su organización ya está avanzando en la DSCSA, es importante asegurarse de que el plan incluya un manual para la administración de excepciones. Lo ideal sería incluir una solución sólida que pudiera minimizar el trabajo manual (a menudo meticuloso y difícil) de investigarlas y resolverlas, y procedimientos operativos estándar (SOP) para resolver situaciones excepcionales con sus socios comerciales.
Si bien las excepciones suelen tener que ver con errores de datos, a veces pueden deberse a diferencias con el producto o el envío. Algunas prácticas y eventualidades de envío estándar pueden dar lugar a excepciones a la DSCSA que pueden retrasar o impedir la recepción del producto.
Por ejemplo, es habitual que los socios comerciales que envían productos farmacéuticos requieran varias entregas para cumplir con una sola orden de compra. Incluso si todo está documentado correctamente en los datos del EPCIS (los paquetes se serializan, tienen el identificador de producto correcto y se agregan correctamente), es posible que los envíos no lleguen al mismo tiempo. La parte receptora ya tiene el archivo EPCIS y sabe qué hacer con el resto de la compra, pero en ese momento tiene un pedido de EPCIS que técnicamente no coincide con el producto que tiene en mano.
En pocas palabras, hay una discrepancia entre el producto tal como se entregó y los datos de EPCIS del pedido. El destinatario no puede dar por sentado que el resto llegará a su destino. De lo contrario, la DSCSA no cumple con su objetivo, ya que crearía un historial de seguimiento falso que solo empeoraría la situación si, de hecho, la entrega faltante se perdiera o se desviara. El producto no se puede recibir de inmediato y, sin embargo, la finalización del pedido puede ser inminente. Puede llegar al día siguiente; puede llegar después de una semana o más; puede que no llegue.
Antes de la DSCSA, en tal situación, el remitente podía presentar una reclamación por productos faltantes, solicitar un crédito por los productos y, a continuación, emitir una nueva orden de compra para ellos. En el caso de la serialización de la DSCSA, es posible que el destinatario deba decidir si esperar, buscar otro archivo EPCIS o tomar otra medida. También habría que informar al fabricante, de forma que cualquier producto perdido pueda señalarse si aparece en otro lugar. Mientras tanto, el envío no se recibe y el dispensador no puede entregar ni siquiera la porción que tiene en la mano al paciente.
Las etiquetas dañadas también presentan nuevas dificultades. Por lo general, en estas situaciones, la caja exterior se puede desechar y los artículos del interior se pueden incluir en el inventario utilizando la información de cada paquete individual. Pero, ¿qué pasa si las etiquetas del paquete también están dañadas? Es posible que aún tengan elementos legibles para los humanos, pero si los datos de la transacción no se pueden registrar en el EPCIS, entonces no se pueden aceptar. Registrarlos en un sistema de inventario, pero no en el EPCIS, significa que hay registros que compiten entre sí para sincronizarlos en el futuro, lo que podría ser un problema si el estado de los paquetes vuelve a cambiar.
Las interrupciones en la continuidad de la cadena de suministro de una empresa obligan a tomar decisiones difíciles. Si un envío debe ponerse en cuarentena y no se puede aceptar de inmediato, o si el producto no está disponible según lo pedido a tiempo, el siguiente paso puede ser volver a hacer el pedido, pedir un medicamento genérico o buscar otra marca, lo que puede crear grandes dificultades (y, posiblemente, requerir que la farmacia dedique más tiempo a trabajar con los pacientes). Además, si una empresa pierde un inventario vital, puede optar por aumentar la producción para compensarlo.
Además, la necesidad de poner en cuarentena el producto mientras se resuelven los problemas impone un problema logístico adicional para las farmacias, ya que el espacio es limitado y caro. La mayoría de los dispensadores están configurados para recibir los productos a tiempo para entregarlos al cliente, y no disponen de espacio de almacenamiento para productos que no se pueden mover legalmente a través de la cadena de suministro mientras se decide su estado. Las empresas que no planifiquen anticipadamente las excepciones de forma proactiva sentirán el coste y los trastornos derivados de estas situaciones.
Más allá de las excepciones, la recepción de datos de la DSCSA será obligatoria simplemente para seguir recibiendo productos farmacéuticos después del 27 de noviembre de 2023. En resumen, no se trata de cuándo adoptes los datos de la DSCSA, sino de qué tan bien lo hagas. Sin un sistema sólido, cualquier tarea de recepción diaria podría requerir horas o incluso días adicionales para resolver los errores de transacción, en lugar de minutos. Resolver manualmente las excepciones del EPCIS es una perspectiva abrumadora. Los socios comerciales que esperan que el personal encuentre errores hojeando extensos documentos codificados, que pueden llegar a tener cientos de páginas, deben esperar que el personal dedique más horas de trabajo (muchas de ellas desperdiciadas en tareas manuales que consumen mucho tiempo) y que la productividad disminuya.
El Investigador de LSpedia es la solución de gestión de excepciones líder de la industria, que automatiza numerosos aspectos del proceso de recepción de EPCIS. La solución, que forma parte de la suite OneScan, utiliza cientos de factores (incluidos los requisitos de la DSCSA, los estándares GS1 y las reglas empresariales configurables) para alertar al personal de recepción sobre situaciones excepcionales, informar del error y orientar su resolución, lo que ahorra tiempo y esfuerzo valiosos.
Además de la automatización y la funcionalidad fácil de usar, trabajar con LSpedia le brinda acceso a algunos de los principales expertos de la industria en administración de excepciones, lo que garantiza que su solución evolucione a medida que surjan nuevos tipos de errores, en medio de la amplia adopción del EPCIS por parte de la industria este año.
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