Alors qu'il ne reste que trois mois avant l'entrée en vigueur complète de la réglementation, il est essentiel de planifier exceptions. Il s'agit des erreurs de transaction qui peuvent survenir lorsque les fichiers EPCIS qui doivent accompagner chaque envoi physique contiennent des erreurs ou ne correspondent pas aux produits livrés (y compris lorsque des données ou des produits sont totalement manquants). Lorsqu'une exception est détectée, l'entreprise destinataire doit examiner le problème et le résoudre avec le vendeur dans les trois jours.
La semaine dernière, notre PDG, Riya Cao, a rejoint webinaire organisé par la Healthcare Distribution Alliance pour mettre l'accent sur la question. Bien que Cao ait de bonnes nouvelles à partager concernant la rapidité avec laquelle les exceptions sont résolues, son message à l'intention de l'industrie pharmaceutique restait urgent : les partenaires commerciaux qui ne prévoient pas d'exceptions courent un risque important de ralentissement et d'autres impacts lorsque la mise en œuvre complète débutera le 27 novembre 2023.
Comme indiqué dans Orientation réglementaire, Cao a déclaré aux spectateurs que les partenaires commerciaux du secteur pharmaceutique avaient réalisé des progrès importants dans l'amélioration de leur utilisation des données EPCIS, comme en témoigne la diminution du temps moyen nécessaire pour résoudre les exceptions de données. « Je vous encourage à continuer à faire le travail que vous faites », a-t-elle déclaré.
Cependant, même si ces temps s'améliorent, le taux d'erreur observé dans les données clients reste élevé, à 10 %, et augmente à mesure que de plus en plus de clients échangent des fichiers EPCIS ; au cours des six derniers mois, le volume de fichiers EPCIS entrants a doublé, dans le contexte de la transition généralisée du secteur vers les données DSCSA avant la date limite finale. Cao a souligné qu'au rythme actuel, tous les partenaires commerciaux peuvent s'attendre à être concernés par des exceptions, et a exhorté les téléspectateurs à mettre en place des procédures opérationnelles standard pour les gérer.
Cao a attribué bon nombre de ces erreurs à l'utilisation de données incorrectes des services d'information sur les codes de produits électroniques (EPCIS). Il peut s'agir d'erreurs de syntaxe, d'erreurs de données ou d'erreurs dans les données de base.
Parmi les autres problèmes, citons l'utilisation d'anciennes versions telles que EPCIS 1.0 ou EPCIS 1.1 au lieu des versions EPCIS version 1.2 ou 1.3, ou des données manquantes telles que le numéro d'article commercial mondial (GTIN) du GS1, l'identifiant unique de chaque médicament à chaque niveau d'emballage, ou le numéro de localisation mondial (GLN) du GS-1. « Nous voyons beaucoup de GLN ou de GTIN manquants », a-t-elle déclaré.
Parmi les autres problèmes, citons le manque d'agrégation, qui permet aux partenaires commerciaux de déduire les données au niveau des unités les plus petites. « Si vous envoyez un envoi volumineux, ne vous attendez pas à ce que vos destinataires soient en mesure de tout scanner. Ils ont besoin d'agrégation et d'inférence », a-t-elle noté.
- Orientation réglementaire
Cao a attiré l'attention sur l'importance de la collaboration avec les partenaires commerciaux et les fournisseurs de solutions, affirmant que celles-ci sont nécessaires pour éviter les interruptions de la chaîne d'approvisionnement, les retards, les expéditions non livrées, les retours et le gaspillage, qui peuvent tous entraîner de graves risques commerciaux : augmentation des charges de travail, ruptures de stocks, pertes de clientèle et baisse des revenus.
Elle a affirmé que le processus de résolution des exceptions repose sur une communication fluide, normalisée et opportune, y compris une préparation et des tests rigoureux. Les entreprises qui ne savent pas comment impliquer leurs partenaires sur la DSCSA devraient entamer cette conversation avec leur fournisseur de solutions, a-t-elle déclaré, ajoutant que les fournisseurs devraient disposer d'un environnement de test pouvant être ouvert aux partenaires, permettant aux deux parties de détecter les problèmes susceptibles de créer des situations d'exception.
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