Los socios comerciales de toda la cadena de suministro farmacéutico están avanzando en la incorporación de los datos del EPCIS en los meses restantes antes del 27 de noviembre de 2023, cuando deben existir sistemas para cumplir con la Ley de Seguridad de la Cadena de Suministro de Medicamentos. Si bien cumplir plenamente con la nueva ley presenta numerosas ventajas, muchos están detectando una cantidad significativa de errores en los datos del EPCIS que reciben con cada transacción física.
Estos errores, conocidos como excepciones, se producen cuando los datos que acompañan al producto no coinciden con el producto tal como se entregó. Cuando se produce una excepción, no significa necesariamente que el producto sea ilegítimo o dañino; solo significa que ha ocurrido algo inesperado. Por ejemplo, si un envío dividido llega en dos días diferentes, los datos del EPCIS no coincidirán. O bien, si una etiqueta está dañada, es posible que la caja no se escanee correctamente.
La tasa de excepciones seguirá aumentando a medida que más y más empresas se unan a EPCIS. Básicamente, más socios comerciales están intercambiando y procesando datos serializados que nunca, y estos archivos son más complejos que nunca. Por lo tanto, la única manera de minimizar las interrupciones en la cadena de suministro es establecer procesos sólidos de resolución, colaboración y prevención. Tanto si ya está al día de cumplir con la DSCSA como si acaba de empezar, es importante que conozca los datos sobre las excepciones de la DSCSA.
Según la DSCSA, los datos de transacción que faltan o cualquier discrepancia con el producto que describen deben resolverse antes de poder recibir un envío en el inventario. Por lo tanto, una excepción que no tenga una solución inmediata puede obligar a la empresa receptora a tomar decisiones difíciles a la hora de tramitar el producto que ha recibido, por ejemplo, si debe devolverse al remitente o incluso destruirse. Y cada una de esas situaciones provoca problemas adicionales en cascada, ya que ninguna de ellas hace que el medicamento llegue al inventario (o al paciente) de manera oportuna.
Sin un sistema sólido para administrar las excepciones de EPCIS, cualquier esfuerzo de recepción diario podría requerir horas o incluso días adicionales para resolverse, en lugar de minutos. Esto supone una ralentización costosa y un quebradero de cabeza tanto para el destinatario como para el remitente. El almacenamiento en cuarentena también requiere un espacio valioso, especialmente para los productos que legalmente no se pueden vender ni transportar a través de la cadena de suministro (fuera de una devolución) mientras su estado esté en duda.
Si en situaciones excepcionales se pierde un producto, es necesario volver a solicitarlo. Por lo que respecta al paciente, es posible que los dispensadores tengan que buscar alternativas para sus pacientes, lo que obliga a realizar cambios de última hora que pueden dar lugar a sospechas. Todo esto requiere más horas de trabajo para el personal, con el tiempo corriendo para el paciente.
Resolver manualmente las excepciones del EPCIS es una perspectiva desalentadora. Los socios comerciales que esperan que el personal encuentre errores hojeando largos documentos codificados (que pueden llegar a tener cientos de páginas) deben esperar que las horas desperdiciadas por el personal aumenten y la productividad disminuya.
LSpedia y sus socios celebraron el 2023 Piloto de excepciones para garantizar que haya recursos, procedimientos y estándares que puedan ayudar a las empresas de la cadena de suministro farmacéutico a gestionar las nuevas excepciones a medida que surjan. Ahora existe un marco para saber qué esperar, pero la transición de la industria a los datos serializados significa una cien veces aumento de los intercambios de datos. Inevitablemente, esto provocará más errores y muchas situaciones nuevas y complejas en las que los socios comerciales deberán trabajar juntos bajo presión.
Por lo general, cuanto más avanzado esté un medicamento en la cadena de suministro (del fabricante al distribuidor, del dispensador al paciente), más difícil y lento será corregir una excepción, ya que se necesitarán más consultas para comprender el problema. Dada la complejidad de los archivos EPCIS, el aumento masivo de su intercambio y el acceso interoperable y la colaboración punto a punto necesarios para rastrear los problemas, los socios comerciales querrán asegurarse de que cualquier problema pueda identificarse y resolverse de manera temprana y exhaustiva.
Es casi imposible abordar las excepciones sin un sistema dedicado. De LSpedia Investigador, un módulo de su suite OneScan, puede reducir el tiempo de resolución de una excepción de días a minutos al alertar automáticamente a los usuarios sobre los errores de EPCIS y guiarlos durante el proceso de resolución, lo que les permite localizar un problema antes de que interrumpa su actividad. Sus notificaciones envían hipervínculos en tiempo real que permiten al punto de contacto ver rápidamente el problema y aplicar las soluciones necesarias.
Además, subcontratar a Grupo de recursos proactivos puede trasladar la función de gestión de excepciones por completo fuera de las instalaciones.
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