Planen Sie Ausnahmen ein, bevor sie Ihr Unternehmen (stärker) belasten.

Handelspartner in der gesamten pharmazeutischen Lieferkette machen in den verbleibenden Monaten vor dem 27. November 2023, wenn Systeme zur Einhaltung des Drug Supply Chain Security Act eingerichtet sein müssen, Fortschritte bei der Erfassung von EPCIS-Daten. Die vollständige Einhaltung des neuen Gesetzes hat zwar zahlreiche Vorteile, aber bei vielen von ihnen treten erhebliche Fehlermengen in den EPCIS-Daten auf, die sie bei jeder physischen Transaktion erhalten.

Diese Fehler, bekannt als Ausnahmen, treten auf, wenn die dem Produkt beiliegenden Daten nicht mit dem gelieferten Produkt übereinstimmen. Wenn eine Ausnahme auftritt, bedeutet das nicht unbedingt, dass ein Produkt illegal oder schädlich ist; es bedeutet lediglich, dass etwas Unerwartetes passiert ist. Wenn beispielsweise eine geteilte Lieferung an zwei verschiedenen Tagen eintrifft, stimmen die EPCIS-Daten nicht überein. Oder, wenn ein Etikett beschädigt ist, kann es sein, dass eine Hülle nicht richtig gescannt wird.

Die Zahl der Ausnahmen wird weiter steigen, da immer mehr Unternehmen EPCIS einführen. Im Wesentlichen tauschen und verarbeiten mehr Handelspartner serialisierte Daten als je zuvor, und diese Dateien sind komplexer als je zuvor. Die einzige Möglichkeit, Unterbrechungen in der Lieferkette zu minimieren, besteht also darin, strenge Problemlösungs-, Kollaborations- und Präventionsprozesse einzuführen. Ganz gleich, ob Sie bereits mit der Einhaltung der DSCSA begonnen haben oder gerade erst anfangen, es ist wichtig, die Fakten zu den DSCSA-Ausnahmen zu kennen.

Wie wirken sich Ausnahmen auf das Geschäft aus?

‍Gemäß DSCSA müssen fehlende Transaktionsdaten oder jegliche Diskrepanzen mit dem von ihnen beschriebenen Produkt behoben werden, bevor eine Sendung in den Bestand aufgenommen werden kann. Eine Ausnahme, die nicht sofort behoben werden kann, kann das Empfangsunternehmen also dazu zwingen, schwierige Entscheidungen zu treffen, wie mit dem erhaltenen Produkt umgegangen werden soll, einschließlich der Frage, ob es an den Absender zurückgeschickt oder sogar vernichtet werden soll. Und jedes dieser Szenarien führt zu zusätzlichen, kaskadierenden Problemen, da keines davon dazu führt, dass das Medikament rechtzeitig in das Inventar (oder den Patienten) gelangt.

Ohne ein robustes System zur Verwaltung von EPCIS-Ausnahmen könnte die Behebung täglicher Empfangsarbeiten statt Minuten zusätzliche Stunden oder sogar Tage in Anspruch nehmen. Das ist eine teure Verlangsamung und bereitet sowohl dem Empfänger als auch dem Versender Kopfschmerzen. Die Quarantänelagerung erfordert außerdem wertvollen Platz, insbesondere für Produkte, die rechtlich nicht verkauft oder durch die Lieferkette transportiert werden dürfen (außer bei einer Rücksendung), solange ihr Status in Frage steht.

Wenn Ausnahmesituationen dazu führen, dass das Produkt verloren geht, muss es erneut bestellt werden. Auf der Seite des Patienten müssen die Spender möglicherweise nach Alternativen für ihre Patienten suchen, wodurch Änderungen in letzter Minute erzwungen werden, die mit Misstrauen betrachtet werden können. All dies erfordert zusätzliche Arbeitsstunden des Personals, während die Uhr für den Patienten tickt.

Die manuelle Lösung von EPCIS-Ausnahmen ist eine entmutigende Aussicht. Geschäftspartner, die erwarten, dass Mitarbeiter beim Scrollen durch lange Codedokumente (die möglicherweise Hunderte von Seiten umfassen) Fehler finden, sollten damit rechnen, dass die verschwendeten Personalstunden steigen und die Produktivität sinken wird.

Wie geht es weiter mit dem Ausnahmenmanagement?

LSpedia und seine Partner veranstalteten die 2023 Pilotprojekt „Ausnahmen“ um sicherzustellen, dass es Ressourcen, Verfahren und Standards gibt, die Unternehmen in der gesamten pharmazeutischen Lieferkette dabei helfen können, mit neuen Ausnahmen umzugehen, sobald sie auftauchen. Es gibt jetzt einen Rahmen für das, was zu erwarten ist, aber der Übergang der Branche zu serialisierten Daten bedeutet eine hundertfach Zunahme des Datenaustauschs. Dies wird unweigerlich zu mehr Fehlern und vielen komplexen neuen Situationen führen, die die Handelspartner unter Druck gemeinsam bewältigen müssen.

Generell gilt: Je weiter sich ein Medikament in der Lieferkette befindet — vom Hersteller über den Händler und den Spender bis hin zum Patienten —, desto schwieriger und zeitaufwändiger ist es, eine Ausnahme zu korrigieren, da mehr Anfragen erforderlich sind, um das Problem zu verstehen. Angesichts der Komplexität der EPCIS-Dateien, der massiven Zunahme ihres Austauschs und des interoperablen Zugangs und der Punkt-zu-Punkt-Zusammenarbeit, die für die Rückverfolgung von Problemen erforderlich sind, werden Handelspartner sicherstellen wollen, dass alle Probleme frühzeitig und gründlich identifiziert und gelöst werden können.

Es ist fast unmöglich, Ausnahmen ohne ein dediziertes System anzugehen. LSpedias Ermittler, ein Modul seiner OneScan Suite, kann die Lösungszeit für eine Ausnahme von Tagen auf Minuten verkürzen, indem es die Benutzer automatisch auf EPCIS-Fehler aufmerksam macht und sie durch den Lösungsprozess führt, sodass sie ein Problem lokalisieren können, bevor es den Betrieb unterbrechen kann. Die Benachrichtigungen senden Live-Hyperlinks, über die der Ansprechpartner das Problem schnell erkennen und die erforderlichen Korrekturen vornehmen kann.

Darüber hinaus Outsourcing nach Proaktive Ressourcengruppe kann die Ausnahmenverwaltungsfunktion vollständig an einen anderen Standort verschieben.

Kontaktieren Sie uns noch heute um zu erfahren, wie Sie Ihr Unternehmen mit branchenführendem Ausnahmemanagement schützen können.