Les partenaires commerciaux de la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique progressent dans l'intégration des données EPCIS au cours des mois qui restent avant le 27 novembre 2023, date à laquelle des systèmes devront être mis en place pour se conformer à la loi sur la sécurité de la chaîne d'approvisionnement des médicaments. Bien que la mise en conformité totale avec la nouvelle loi présente de nombreux avantages, nombreux sont ceux qui constatent un grand nombre d'erreurs dans les données EPCIS qu'ils reçoivent à chaque transaction physique.
Ces erreurs, connues sous le nom de exceptions, se produisent lorsque les données qui accompagnent le produit ne correspondent pas au produit tel qu'il a été livré. Lorsqu'une exception se produit, cela ne signifie pas nécessairement qu'un produit est illégitime ou dangereux ; cela signifie simplement qu'un événement inattendu s'est produit. Par exemple, si un envoi fractionné arrive sur deux jours différents, les données EPCIS ne correspondront pas. Ou, si une étiquette est endommagée, le boîtier risque de ne pas être numérisé correctement.
Le taux d'exceptions continuera d'augmenter à mesure que de plus en plus d'entreprises adhèrent à l'EPCIS. Essentiellement, de plus en plus de partenaires commerciaux échangent et traitent des données sérialisées que jamais auparavant, et ces fichiers sont plus complexes que jamais. Ainsi, la seule façon de minimiser les perturbations de la chaîne d'approvisionnement est de mettre en place de solides processus de résolution, de collaboration et de prévention. Que vous soyez déjà sur la bonne voie pour vous mettre en conformité avec la DSCSA ou que vous n'en soyez qu'à vos débuts, il est important de connaître les faits concernant les exceptions à la DSCSA.
En vertu de la DSCSA, les données de transaction manquantes, ou toute incohérence avec le produit qu'elles décrivent, doivent être résolues avant qu'un envoi puisse être ajouté à l'inventaire. Ainsi, une exception qui n'a pas de solution immédiate peut obliger l'entreprise destinataire à faire des choix difficiles quant à la manière de traiter le produit qu'elle a reçu, notamment s'il doit être renvoyé à l'expéditeur ou même détruit. Et chacun de ces scénarios entraîne des problèmes supplémentaires en cascade, car aucun d'entre eux n'entraîne l'arrivée du médicament en stock (ou du patient) en temps opportun.
En l'absence d'un système robuste pour gérer les exceptions EPCIS, tout effort de réception quotidien pourrait nécessiter des heures, voire des jours supplémentaires, pour être résolu, au lieu de quelques minutes. Il s'agit d'un ralentissement coûteux et d'un casse-tête à la fois pour le destinataire et pour l'expéditeur. Le stockage en quarantaine nécessite également un espace précieux, en particulier pour les produits qui ne peuvent légalement pas être vendus ou déplacés tout au long de la chaîne d'approvisionnement (en dehors d'un retour) alors que leur statut est remis en question.
Si des situations exceptionnelles entraînent la perte d'un produit, celui-ci doit être commandé à nouveau. Du côté des patients, les dispensateurs peuvent avoir besoin de trouver des alternatives pour leurs patients, ce qui les oblige à apporter des modifications de dernière minute qui peuvent susciter des soupçons. Tout cela nécessite des heures supplémentaires pour le personnel, le temps étant compté pour le patient.
Résoudre les exceptions EPCIS manuellement est une perspective intimidante. Les partenaires commerciaux qui s'attendent à ce que le personnel trouve des erreurs en parcourant de longs documents codés (pouvant représenter des centaines de pages) devraient s'attendre à une augmentation des heures de travail perdues et à une baisse de la productivité.
LSPedia et ses partenaires ont organisé le 2023 Projet pilote sur les exceptions pour s'assurer qu'il existe des ressources, des procédures et des normes qui peuvent aider les entreprises de la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique à gérer les nouvelles exceptions au fur et à mesure qu'elles apparaissent. Il existe désormais un cadre permettant de déterminer à quoi s'attendre, mais la transition du secteur vers les données sérialisées implique centuple augmentation des échanges de données. Inévitablement, cela entraînera de nouvelles erreurs et de nombreuses nouvelles situations complexes que les partenaires commerciaux devront surmonter ensemble sous pression.
En général, plus un médicament est avancé dans la chaîne d'approvisionnement, du fabricant au distributeur, en passant par le dispensateur et le patient, plus il est difficile et long de corriger une exception, car d'autres demandes de renseignements seront nécessaires pour comprendre le problème. Compte tenu de la complexité des fichiers EPCIS, de l'augmentation massive de leur échange, de l'accès interopérable et de la collaboration point à point nécessaires pour retracer les problèmes, les partenaires commerciaux vont vouloir s'assurer que tout problème peut être identifié et résolu rapidement et de manière approfondie.
Il est quasiment impossible de remédier aux exceptions sans un système dédié. de LSPedia Investigateur, un module de sa suite OneScan, peut réduire le temps de résolution d'une exception de plusieurs jours à quelques minutes en alertant automatiquement les utilisateurs en cas d'erreurs EPCIS et en les guidant tout au long du processus de résolution, leur permettant de localiser un problème avant qu'il ne cesse ses activités. Ses notifications envoient des liens hypertextes en direct qui permettent au point de contact de visualiser rapidement le problème et d'appliquer les correctifs nécessaires.
En outre, l'externalisation vers Groupe de ressources proactif peut déplacer complètement la fonction de gestion des exceptions hors site.
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