Alors que les partenaires commerciaux de l'industrie pharmaceutique intègrent les données EPCIS avant la date limite du 27 novembre 2023 fixée par la FDA, ils sont de plus en plus confrontés au problème de exceptions -- erreurs de transaction qui empêchent la réception d'une commande en stock. Cela peut être dû à des problèmes de données, à des incohérences entre les données EPCIS et le produit physique tel qu'il a été reçu, ou même à des dommages à l'emballage empêchant la lecture de l'étiquette.
Cependant, hormis le groupe intrépide qui rejoint LSpedia pour son hebdomadaire Projet pilote sur les exceptions les réunions et les exceptions ne sont pas encore bien comprises dans l'industrie. Voici un bref aperçu de ce que vous devez savoir pour commencer.
Mettre en œuvre la DSCSA sans prévoir d'exceptions, c'est comme construire un bateau sans prévoir les fuites.
Les exceptions peuvent avoir de graves conséquences, car les données de transaction manquantes ou toute incohérence avec le produit décrit doivent être résolues avant qu'un envoi ne puisse être reçu. Cela peut entraîner une quarantaine temporaire, un retour à l'expéditeur ou même la destruction du produit. Au niveau du distributeur, cela peut empêcher directement les médicaments d'atteindre les patients ou inciter le personnel à faire de grands efforts pour se procurer les médicaments nécessaires dans les meilleurs délais.
La difficulté de résolution des exceptions peut varier considérablement, mais elle est généralement plus difficile si vous ne disposez pas d'une solution robuste pour la gestion des exceptions. Il n'est pas possible pour une entreprise de la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique de dire qu'elle est invulnérable à une erreur donnée, ou même à une catégorie d'entre elles. Ne vous laissez pas prendre au dépourvu en considérant les exceptions comme des préoccupations mineures ou ponctuelles ; elles devraient plutôt être au cœur de la planification de votre chaîne d'approvisionnement.
Les erreurs susceptibles de provoquer une exception peuvent passer inaperçues pendant un certain temps. Cela peut être aussi simple qu'un étui contenant 11 éléments agrégés alors que le fichier indique qu'il en contient 12 ; ce type de problème signifie que le boîtier lui-même peut changer de mains plusieurs fois avant que quelqu'un ne l'ouvre.
Une exception non découverte devient de plus en plus difficile à résoudre au fur et à mesure qu'elle avance dans la chaîne d'approvisionnement (c'est-à-dire que le médicament se rapproche du patient), en partie parce que le destinataire et l'expéditeur doivent rétablir la chaîne des événements de leur historique avant de disposer de suffisamment d'informations pour déterminer la meilleure façon de corriger l'erreur. Il est donc important de disposer de protocoles et de procédures DSCSA complets à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement.
Avec une solution avancée comme celle de LSPedia OneScan Investigator, la gestion des exceptions peut être automatisée, ce qui permet aux entreprises de se défendre de manière proactive contre les exceptions, ce qui permet de protéger leurs partenaires, leurs patients et leur niveau de stress.
Investigator réduit le délai de résolution d'une exception de plusieurs jours à quelques minutes en alertant les utilisateurs en cas d'erreur et en les guidant tout au long du processus de résolution. Cela permet à une entreprise de localiser un problème avant de mettre fin à ses activités, en envoyant des notifications avec des liens hypertextes en direct qui permettent au point de contact de visualiser rapidement le problème et de passer à l'étape suivante.
Nous avons déjà établi qu'une gestion des exceptions abordable et accessible est disponible ; l'avantage n'est pas seulement de résoudre les problèmes rapidement, mais aussi d'éviter les coûts élevés qu'ils peuvent entraîner.
Les exceptions concernent tous les aspects du trio de ressources classique que sont la main-d'œuvre (personnel nécessaire), l'espace (stockage du produit en quarantaine) et le temps (heures/jours nécessaires pour résoudre des problèmes difficiles). Ces ralentissements peuvent donc être coûteux et entraîner de graves maux de tête pour les destinataires comme pour les expéditeurs. Le stockage en quarantaine nécessite un espace précieux, en particulier pour les produits qui ne peuvent légalement pas être vendus ou déplacés tout au long de la chaîne d'approvisionnement (en dehors d'un retour) alors que leur statut est remis en question.
Et si des situations exceptionnelles entraînent la perte d'un produit, il doit être commandé à nouveau. Du côté des patients, les dispensateurs peuvent avoir besoin de trouver des alternatives pour leurs patients, ce qui les oblige à apporter des modifications de dernière minute qui peuvent susciter des soupçons. Tout cela nécessite des heures supplémentaires pour le personnel, le temps étant compté pour le patient.
Avec l'adoption du traçage au niveau des colis à l'échelle de l'industrie, les échanges de données augmentent à un rythme incroyable. C'est une bonne nouvelle pour l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, car il s'agit d'un mécanisme garantissant une traçabilité complète, mais cela entraîne une augmentation correspondante du nombre d'exceptions, notamment de nombreuses nouvelles situations complexes auxquelles les partenaires commerciaux doivent faire face sous pression.
Il est possible de prévoir les types d'exceptions qui se produiront, mais toutes les variations individuelles ne peuvent pas être prédites parfaitement. C'est l'une des raisons pour lesquelles nous avons lancé le projet pilote sur les exceptions, un effort intersectoriel visant à documenter les exceptions qui surviennent à ce moment charnière et à créer un manuel de normes et de procédures les concernant.
En bref : même si les exceptions deviendront plus familières au fil du temps, vous ne pourrez jamais les ignorer. Pour commencer, contactez LSPedia dès aujourd'hui.
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