Cada vez más socios comerciales están haciendo la transición de sus sistemas para aceptar los datos de la DSCSA. Esta es una gran noticia, sobre todo porque la fecha límite de aplicación del 27 de noviembre de 2023 se acerca cada vez más. Sin embargo, la otra cara de la implementación del EPCIS es poder sortear errores de datos más complejos que deben corregirse para que el negocio pueda continuar.
Los errores de transacción que impiden que un pedido se reciba en el inventario se conocen como excepciones y pueden deberse a problemas de datos comunes, a discrepancias entre los datos del EPCIS y los del producto físico tal como se recibió, a daños en el embalaje o incluso a problemas cotidianos, como partes de un envío que llegan en días diferentes.
La administración de excepciones es una capacidad crítica de la DSCSA. Pero no se limite a invertir tiempo y dinero en el problema; vale la pena averiguar qué recursos están disponibles para que su manejo sea más fácil y eficiente.
La dificultad de resolver las excepciones puede variar enormemente, aunque, en general, son más difíciles si no se cuenta con una solución sólida para la administración de excepciones. Ninguna empresa de la cadena de suministro farmacéutico puede decir que es invulnerable a un error determinado, ni siquiera a una categoría de ellos. No se deje tomar por sorpresa descartando las excepciones calificándolas de preocupaciones menores o puntuales; más bien, deben ser una parte fundamental de la planificación de su cadena de suministro.
Una excepción no descubierta se vuelve cada vez más difícil de resolver cuanto más avanzado está en la cadena de suministro (es decir, cuanto más cerca esté un medicamento de llegar al paciente), debido en parte a la necesidad de que el receptor y el remitente restablezcan la cadena de eventos de su historial antes de disponer de suficiente información para determinar la mejor manera de corregir el error. Por ello, es importante contar con protocolos y procedimientos exhaustivos de la DSCSA en cada etapa de la cadena de suministro.
Las excepciones pueden tener consecuencias graves, ya que los datos de transacción faltantes o cualquier discrepancia con el producto que describen deben resolverse antes de poder recibir un envío. Esto puede provocar una cuarentena temporal, la devolución al remitente o incluso la destrucción del producto. A nivel de dispensador, esto puede impedir directamente que los medicamentos lleguen a los pacientes o provocar que el personal haga todo lo posible para conseguir el medicamento que necesitan con poca antelación.
Implementar la DSCSA sin planificar las excepciones es como construir un barco sin planificar las fugas. Es importante tener en cuenta que los errores que pueden provocar una excepción pueden pasar desapercibidos durante bastante tiempo. Por ejemplo, un caso puede contener 11 elementos agregados cuando el archivo dice que tiene 12, lo que hace que el caso cambie de manos varias veces antes de que alguien lo abra.
Con una solución avanzada como la de LSpedia Investigador de OneScan, la gestión de excepciones se puede automatizar, lo que ayuda a las empresas a defenderse de forma proactiva contra las excepciones; esto, a su vez, protege a sus socios, pacientes y niveles de estrés.
Investigator reduce el tiempo de resolución de una excepción de días a minutos al alertar a los usuarios sobre los errores y guiarlos durante el proceso de resolución. Esto permite a la empresa localizar un problema antes de que interrumpa su actividad, enviando notificaciones con hipervínculos dinámicos que permiten al punto de contacto ver rápidamente el problema y dar el siguiente paso.
Ya hemos establecido que existe una administración de excepciones asequible y accesible; la ventaja no es solo solucionar los problemas rápidamente, sino también evitar los altos costos en los que pueden incurrir.
Las excepciones afectan a todas las partes del clásico trío de recursos: mano de obra (se necesita personal), espacio (almacenamiento de productos en cuarentena) y tiempo (horas y días necesarios para resolver problemas difíciles). Por lo tanto, estas demoras pueden ser costosas y causar grandes dolores de cabeza tanto para los receptores como para los remitentes. El almacenamiento en cuarentena requiere un espacio valioso, especialmente para los productos que legalmente no pueden venderse ni moverse a través de la cadena de suministro (fuera de la devolución) mientras su estado esté en duda.
Y si las situaciones excepcionales provocan la pérdida del producto, es necesario volver a solicitarlo. Por lo que respecta al paciente, es posible que los dispensadores tengan que buscar alternativas para sus pacientes, lo que obliga a realizar cambios de última hora que pueden dar lugar a sospechas. Todo esto requiere más horas de trabajo para el personal, con el tiempo corriendo para el paciente.
Con la adopción del rastreo a nivel de paquetes en toda la industria, los intercambios de datos están aumentando a un ritmo increíble. Se trata de una buena noticia para la cadena de suministro en general, ya que es el mecanismo que permite una trazabilidad completa, pero trae consigo el consiguiente aumento del número de excepciones, incluidas muchas situaciones nuevas y complejas que los socios comerciales deben resolver bajo presión.
Es posible predecir los tipos de excepciones que se producirán, pero no todas las variaciones individuales se pueden predecir perfectamente. Esa es una de las razones por las que lanzamos el programa piloto de excepciones, un esfuerzo intersectorial para documentar las excepciones que se producen en este momento crucial y crear un manual de normas y procedimientos en torno a ellas.
En resumen: si bien las excepciones se harán más familiares con el tiempo, nunca serán algo que puedas ignorar. Para empezar, póngase en contacto con LSpedia hoy.
.svg){kind=icon}
